Финансово-административный ассистент

Информация

Общие сведения

ОО «Институт политики развития»
в рамках пятилетнего (2021–2026) проекта развития
объявляет конкурс на замещение вакантной должности 

Финансово-административного ассистента

Предпосылки

Проект USAID «Успешный аймак 2» – это пятилетний проект USAID по укреплению местного самоуправления в Кыргызской Республике. Проект нацелен на улучшение качества жизни населения через повышение эффективности и подотчетности органов местного самоуправления (МСУ) в предоставлении услуг. Проект сотрудничает с муниципалитетами в пяти областях Кыргызстана.

Проект USAID «Успешный аймак 2» будет поддерживать механизмы для эффективного вовлечения граждан, обеспечивая при этом органы местного самоуправления инструментами управления для более эффективного выполнения их конституционно закрепленных функций в качестве поставщиков услуг «на местах» для граждан Кыргызстана.

Требования

• высшее образование в финансовой или гуманитарной сфере;
• опыт работы не менее двух лет на должности секретаря/ассистента в неправительственных/международных организациях, проектах развития (стажировки и волонтерская деятельность учитываются как опыт);
• знание основ делопроизводства, методов оформления и обработки документов;
• навыки опытного пользователя ПК (пакет MS Office: Word, Excel, Power Point, Outlook Express) и иной офисной техники;
• опыт в оказании помощи с организацией семинаров, встреч, тренингов;
• навыки ведения учета и хранения исходящей и входящей корреспонденции;
• хорошее владение устным и письменным кыргызским и русским языками. владение английским языком будет являться преимуществом;
• хорошие навыки деловой коммуникации;
• грамотная устная и письменная речь;
• аккуратность, доброжелательность, честность, исполнительность, ответственность;
• наличие не менее 2-х рекомендаций, которые будут проверяться.
• умение работать самостоятельно и в команде с другими сотрудниками.

Обязанности

В сфере управления финансами:

• Помогает и подготавливает необходимую финансовую и банковскую документацию в соответствии с требованиями донора/законодательства КР;

• Выполняет работу с документами (онлайн электронный документооборот на сайте) для ГНИ по ЭСФ и ЭТТН;
• Выполняет работу с поставщиками по своевременному предоставлению ими документации;
• Файлирование, сканирование, копирование документов, оказание помощи в ежегодном проведении инвентаризации и прохождении аудита;
• Оказывает помощь финансовому-административному отделу в ежедневной деятельности.

В сфере административного управления:

• Оказание содействия в проведении и документировании закупок и логистики при проведении тренингов, форумов, круглых столов и других мероприятий проекта в регионах КР;
• Оказание помощи в обеспечении бесперебойной и согласованной работы офиса проекта;
• Помощь в подготовке офиса при организации мероприятий проекта в офисе, при необходимости заказ транспорта;
• Работа с поставщиками, включая организацию небольших офисных закупок, получение товаров и счетов, распределение получаемых товаров и оформление соответствующей документации;
• Строгое соблюдение требований процедур ИПР, установленных в соответствии с Законодательством КР и донора Проекта.

Условия

Подотчетность: Финансовому менеджеру и менеджеру по управлению офисом и кадрами.

Форма контракта: Позиция финансово-административного ассистента предусматривает срочный трудовой договор и полную занятость.

Местоположение: Бишкек

Период проведения конкурса

Период проведения конкурса со 2 октября 2024 по 25 октября 2024 года.

Стандартный порядок проведения конкурса на замещение вакантной должности

Конкурс на замещение вакантной должности состоит из четырех этапов. 

Первый этап – документальный. На данном этапе для участия в конкурсе на замещение вакантной должности заинтересованные и соответствующие квалификационным требованиям кандидаты должны в срок не позднее 17.00 часов, 14 октября 2024 года направить по электронной почте office@dpi.kg с пометкой «Финансово-административный ассистент» следующие документы:

1. резюме с описанием опыта работы, соответствующей обязанностям вакансии,
2. ссылки на трех предыдущих работодателей.

По итогам документального этапа конкурсная комиссия производит изучение поступивших документов и первичный отбор для формирования «короткого» списка кандидатов. В «короткий» список включаются кандидаты, чьи документы соответствуют квалификационным критериям позиции.

К следующим этапам конкурса допускаются только наиболее подходящие кандидаты, включенные в «короткий» список. 

Второй этап – верификационный. На данном этапе у кандидатов, включенных в «короткий» список, могут быть запрошены дополнительные документы и произведена проверка на предмет наличия или отсутствия конфликта интересов, а также неприемлемых фактов (compliance review). По решению комиссии может быть организовано тестирование (тестирование может быть совмещено с третьим этапом конкурса). По результатам второго этапа в «короткий» список кандидатов могут быть внесены изменения. 

Третий этап – оценочный. На данном этапе конкурсная комиссия проводит собеседование с наиболее подходящими кандидатами, прошедшими два первых этапа конкурса. В ходе собеседования кандидатам предлагаются одинаковые вопросы и одинаковые задания (в случае проведения тестирования на третьем этапе конкурса). Оценка соответствия кандидатов квалификационным требованиям производится в баллах по заранее разработанным критериям, одинаковым для всех кандидатов. По результатам третьего этапа составляется рейтинг кандидатов по количеству баллов, а победителем конкурса признается кандидат, набравший наибольшее количество баллов по итогам суммирования баллов, выставленных всеми членами конкурсной комиссии. 

Четвертый этап – переговорный. На данном этапе конкурса с кандидатом проводятся переговоры об условиях трудового договора. В случае, если переговоры достигают результата, удовлетворяющего обе стороны, с победившим кандидатом заключается договор на условиях, определенных на переговорном этапе. В случае, если переговоры не достигают результата, удовлетворяющего обе стороны, руководство ИПР вправе пригласить для переговоров кандидатов, занявших второе или третье места в рейтинге кандидатов по результатам третьего этапа конкурса. В случае, если переговоры с данными кандидатами не достигают результата, удовлетворяющего обе стороны, конкурс объявляется повторно.