Fachverantwortliche/r Finanzen und Administration

Published: 24.03.2021 11:00:02
Deadline: 05.04.2021 23:59:59 The deadline for applications has expired
Salary: According to the interview results
Location: Bishkek
Type of involvement: full time

Истёк срок подачи заявок

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Information

Common information

Komponente des Programms “Förderung der Rechtsstaatlichkeit in der Kirgisischen Republik” - zweite Phase

Qualification requirements

  • Hochschulabschluss in den Bereichen Wirtschaft, Finanzmanagement, Betriebswirtschaft, Verwaltung oder gleichwertig (gleichwertig mit BA oder MBA); 
  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position;
  • Erfahrung im Umgang mit modernen IT Systemen inkl. Datenbanken und MS Office;
  • Sehr gute Sprachkenntnisse in der europäischen Verkehrssprache des Landes; idealerweise Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse;
  • Erfahrung mit Onsite Reporting / Onsite Operations und anderen relevanten IT Systemen der GIZ. Erfahrung mit KOMP ist Vorteil;
  • Vertieftes Verständnis von Finanzplanung und Buchhaltung;
  • Breite Management- und Verwaltungserfahrung;
  • Qualifiziert sich entsprechend den Anforderungen des Aufgabengebietes weiter. Entsprechende Maßnahmen werden mit der Führungskraft vereinbart.

Duties

Der/die Stelleninhaber/in ist verantwortlich für:

  • Die Bereitstellung der administrativen Leistungen für das Programm;
  • Die Erfüllung der administrativen Bedarfe des Büros;
  • Das Führen des Hilfs- und Verwaltungspersonals des Programm-Büros;
  • Die Sicherstellung, dass finanzielle und administrative Vorgaben laut GIZ- und EU-Vorgaben eingehalten werden. 

A.     Aufgaben

1.    Management- und Koordinationsaufgaben

Der/die Stelleninhaber/in

  • stellt den Informationsaustausch zwischen den Projekt-/Programmmitarbeiter/innen, Konsortialmitgliedern, Partnern und anderen Institutionen sicher;
  • monitort das Budget in Abstimmung mit dem/der DV und Komponentenleitern und wirkt an dessen Steuerung mit;
  • stellt die relevanten Informationen für gemeinschaftliche Aktivitäten und Einsätze zusammen;
  • organisiert und bereitet interne Besprechungen vor.

2.    Verwaltung

Der/die Stelleninhaber/in

  • ist für die administrative und logistische Organisation der Projektaktivitäten verantwortlich;
  • überwacht die Verfügbarkeit von Zubehör und Beständen und führt die Beschaffung entsprechend der Richtlinien durch;
  • ist für die Ablage von Dokumenten/Unterlagen gemäß GIZ-Ablageregeln in Handakten bzw. DMS verantwortlich;
  • managt vertrauliche Ablagen, insbesondere in den Bereichen Personal und Finanzen.

3.    Finanzen und Buchhaltung

Der/die Stelleninhaber/in

  • unterstützt bei der Vorbereitung der Budgetplanung des Programms;
  • unterstützt beim Monitoring der Ausgaben entsprechend des Budgets;
  • steuert und überwacht die Buchhaltung und Finanzplanung laut GIZ- und EU-Vorgaben;
  • bringt das interne Rechnungswesen in Einklang mit den Abrechnungsanforderungen der EU;
  • ist für das gesamte Finanzmanagement verantwortlich;
  • trägt keine Verantwortung für das Geldverkehr und die Bankkontofürung;
  • entwickelt und steuert die Finanzberichte für die EU;
  • führt unangekündigte Kontrollen von Kassen- und Bankbuch durch;
  • prüft Betriebsmittel-Anforderungen vor Freigabe;
  • prüft die Projektbuchhaltung;
  • bereitet den Finanzbericht für den GIZ Teil vor, prüft und konsolidiert die Finanzberichte von Konsortialmitgliedern entsprechend den GIZ- und EU-Vorgaben.

4.    Vertragswesen

Der/die Stelleninhaber/in

  • steuert des gesamten Vergabeprozesses einschließlich Wahl des richtigen Verfahrens;
  • stellt der Ausschreibungsunterlagen inklusive Vorbereitung und Durchführung von Wettbewerben zusammen;
  • erarbeitet der Vergabevorschläge und Vergabebegründung;
  • führt die Monitoring und Qualitätssicherung der Prozesse im Vertragswesen.

5.    Andere / zusätzliche Aufgaben

Der/die Stelleninhaber/in

  • unterstützt/übernimmt auf Anweisung der Führungskraft andere Tätigkeiten und Aufgaben;
  • beobachtet die Kommunikation und Interaktion zwischen Regierungsinstitutionen, Nicht-Regierungsinstitutionen und der Gesellschaft durch Auswertungen der Presse, direkten Dialog, Teilnahme an Tagungen und Seminaren usw.

Conditions

Wenn Sie Interesse an dieser Stelle haben, schicken Sie bitte auf Deutsch Ihr Lebenslauf, Bewerbungsanschreiben und Referenzschreiben unter dem Vermerk „Finance and Administration Specialist“ auf die E-Mail Adresse vacancy-rol@giz.kg bis spätestens 17:00 am 05.04.2021.    

Alle eingegangenen Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich für das Auswahlverfahren des geeigneten Kandidaten auf die ausgeschriebene Stelle verwendet. Die Bewerbungsunterlagen werden an Dritte nicht weitergegeben.

Die Kandidat*innen mit Behinderung sind willkommen, sich zu bewerben.

Nur die geeigneten Kandidat*innen werden zum Vorstellungsgespräch eingeladen.

About company

Effectively, efficiently and focused on our partners – that is the way we support people and societies around the world, implementing activities aimed at enhancing the prospects and development of sustainable conditions for their own well-being. As a German federal company, GIZ is supporting the Government of the Federal Republic of Germany to implement their tasks in the field of international cooperation for sustainable development.

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