Офис Менеджер

Опубликована: 17.09.2019 10:46:06
Крайний срок: 24.09.2019 23:59:59 Истёк срок подачи заявок
Зарплата: По результатам собеседования
Город: Бишкек
Занятость: полная занятость

Истёк срок подачи заявок

Расскажите друзьям:

Информация

Общие сведения

Филиал Некоммерческой Корпорации «Population Services International» (PSI) в Кыргызской Республике объявляет конкурс на позицию Офис Менеджер

Департамент: Операционный 

Офис-менеджер подчиняется непосредственно финансовому менеджеру.

Офис-менеджеру подчиняется водитель.

Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

a) законодательными актами КР;

b) уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

c) приказами и распоряжениями руководства;

d) настоящей должностной инструкцией.

Занятость: полная (5/7 09:00-18:00).

Требования

  • образование – высшее;
  • стаж аналогичной работы не менее года;
  • знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер);
  • знание программ Microsoft Office (Word, Excel);
  • знание делопроизводства.

Обязанности

1.1. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

  • a) заказ воды по мере необходимости;
  • b) заказ канцелярии по мере необходимости;
  • c) заправка картриджей, поддержание работоспособности принтеров, копиров, факсимильных устройств и т.д.

1.2. Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния здания и помещений. Отслеживание за графиком и качеством уборки офиса. Информировать руководство здания при возникновении проблем.

1.3. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: отключение офисного оборудования, освещения, прочее.

1.4. Сотрудничает с поставщиками для обеспечения бесперебойной работы всех тепло-водо-канализационных сетей, электрооборудования, противопожарной сигнализации, охранной сигнализации.

1.5. Организация офисной логистики, в том числе решение визовых вопросов, организация поездок и размещения сотрудников организации, подготовка к проведению совещаний в конференц-зале, в том числе заказ офисных принадлежностей.

1.6. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.

1.7. По поручению Руководителя Филиала готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.

1.8. Оформляет приказы Руководителя Филиала и доводит их до сведения работников. Осуществляет контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Руководителя Филиала, взятых на контроль.

1.9. Готовит совещания и заседания, проводимые Руководителем Филиала (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.10. При необходимости поддерживать процесс закупок, в том числе сотрудничать при разработке списка предпочтительных поставщиков и участвовать в оценочных комиссиях для определенных заявок / тендеров.

1.11. Помогает сотрудникам с поручениями, копиями, доставками, покупками, оплатами и другими заданиями, с осведомления Странового директора и непосредственного руководителя.

1.12. Поддерживать профессиональные и вежливые отношения со штатом.

1.13. Координирует график работы офиса и ведет учет рабочего времени сотрудников.

1.14. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); уборщицы.

1.15. Оказывает содействие Финансовому отделу по:

a) сбору первичных документов от поставщиков (по офису аренда, канцтовары, и т.д.);

b) прием товаров и услуг от поставщиков (по офису аренда, канцтовары, и т.д.);

c) подготовка, оформление и регистрация внутренних документов (Ваучеры);

d) внесение платежей в internet banking;

e) отслеживание процесса оплаты, а также сбор и компоновка первичных документов относящихся к платежам;

f) сбор, формирование и сдача месячной папки;

g) участие в инвентаризации офисных активов.

1.16. Выполнять другие обязанности, назначенные непосредственным руководителем и Руководителем Филиала. 

Условия

Письмо-предложение (резюме) должно содержать информацию, подтверждающую соответствие требованиям, а также описание опыта работы (указать название организаций, продолжительность сотрудничества, должность), предоставить не менее 2 рекомендательных писем.  

Письмо-предложение (резюме) на участие в конкурсе должно быть отправлено, по электронной почте: vacancy@psi.kg с пометкой «Офис Менеджер»

Последний срок подачи заявки и документов – до 17:00 – 24 сентября 2019 года.

О компании

Population Services International (PSI) – некоммерческая организация, основанная в 1970 году в Вашингтоне (округ Колумбия, США), специализирующаяся на программах профилактики ВИЧ и СПИД, планирования семьи и социальном маркетинге. PSI осуществляет проекты в более чем 65 странах мира. Более 8000 сотрудников организации по всему миру обеспечивают применение стратегии социального маркетинга для продвижения продуктов здравоохранения и услуг, а также моделей здорового поведения. Только 2009году проекты, реализованные PSI, помогли предотвратить более 149000 случаев заражения ВИЧ, более 17 00 случаев материнской смертности, более 3,5 млн. случаев нежелательной беременности, почти 40 млн. случаев заражения малярией, около 310000 случаев смертности от малярии, более 7,4 млн. случаев заболевания диареей и более 11 млн. случаев смертности от диареи. Более 23000 пациентов, больных туберкулезом, получили соответствующее лечение. PSI уже восемь лет реализует программы по профилактике ВИЧ в регионе Центральной Азии. Используя инструментарий измерения воздействия программ здравоохранения, PSI удалось достичь значимых результатов в изменении поведения уязвимых групп населения в Центральной Азии. 
www.psi.org

Истёк срок подачи заявок

Похожие вакансии

  • Ассистент Переводчик, Секретариат, Административный Персонал

    KEIIN
    Бишкек
    полная занятость

    Опубликована 1 месяц назад

  • Администратор

    Ресторан CHICAGO
    Ош
    полная занятость

    Опубликована 1 месяц назад

  • Администратор на регистратуру

    Офтальмологический Лазерный Центр
    Бишкек
    полная занятость

    Опубликована 1 месяц назад